Umgang mit Zuwendungsmitteln

1. Allgemeine Grundsätze
2. Hinweise zum Finanzierungsplan
3. Anforderung der Zuwendung
4. Personal- und Honorarkosten
5. Steuern und Gebühren
6. Transport und Reisekosten
7. Vergabe von Aufträgen an Dritte
8. Mitteilungspflichten von Zuwendungsempfänger*innen
9. Verwendungsnachweis, Sachbericht und Erfolgskontrollbogen
 

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Für alle Projektausgaben gilt, dass die Zuwendungsmittel (das Geld) in der Regel wirtschaftlich und sparsam ausgegeben werden müssen.

Bei der Vergabe der Zuwendung sind Sie verpflichtet, das günstigere Angebot zu wählen – das bedeutet nicht unbedingt das billigste Angebot.

Falls Sie das teurere Angebot auswählen, müssen Sie das zusätzlich begründen. Gründe können sein: z.B. Nachhaltigkeit, Barriereabbau, lokale*r Anbieter*in
 

Ordnungsgemäße Geschäftsführung

Um Zuwendungsmittel zu erhalten, müssen Sie eine ordnungsgemäße Geschäftsführung haben, damit sichergestellt ist, dass die Ausgaben korrekt verwendet und abgerechnet werden.

Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung, bedeutet die Zuwendungen wirtschaftlich und sparsam zu nutzen, transparent zu dokumentieren, Förderbedingungen einzuhalten und nachhaltig zu arbeiten.

Diese Tätigkeit kann z.B. durch eine Buchhaltung bereits bei der Antragsstellung im Finanzierungsplan angegeben und damit auch abgerechnet werden.
 

Bewilligung

Das Empfehlungsschreiben stellt noch nicht den rechtsverbindlichen Bescheid (=Bewilligung) dar.
Den Zuwendungsbescheid erhalten Sie erst, wenn wir den von Ihnen eingereichten Finanzierungsplan final bestätigt haben.

Bitte lesen Sie sich den Zuwendungsbescheid, die Checkliste, die Allgemeinen Nebenbestimmung für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zu Beginn des Projekts gut durch, da dort alle Pflichten zum Umgang mit Zuwendungsmitteln erklärt werden.
 

Projektstart

Das Projekt darf vor der Bewilligung nicht angefangen haben. Bitte beachten Sie dazu Ihren Zuwendungsbescheid.

Das heißt, dass keine Finanzierung von Ausgaben vor Bewilligungsbeginn möglich sind.
 

Änderungen und Verschiebungen

Änderungen sind im Finanzierungsplan möglich. Beachten Sie dabei bitte:

• Alle Einzelpositionen (außer Personalkosten) sind ohne schriftliche Mitteilung bis zu 20% innerhalb Honorar-/Sachkosten verschiebbar
• Verschiebungen und Änderungen über 20% und bei Personalkosten (projektbezogene, angestellte Personen) sind nur mit schriftlicher Genehmigung möglich
• Bitte schicken Sie eine E-Mail hierzu an p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin
   

Sachkosten

Bei Anschaffungen ab 100 Euro netto können nur die im Bewilligungszeitraum anfallenden Abschreibungen als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt werden. Bitte lesen Sie hierzu auch die Förderrichtlinien unter 4.5. Bemessungsgrundlage.
 

Eigenmittel

Eigenmittel (Barmittel) müssen vor Erhalt der ersten Zuwendungsrate ausgegeben werden.
 

Drittmittel

Der Finanzierungsplan muss bei allen Fördermittelgeber*innen identisch vorliegen. Alle Ausgaben müssen transparent gemacht werden.
 

Eigenleistungen

Ehrenamt und Sachleistungen etc. (nicht-bare Leistungen) können im tabellarischen Finanzierungsplan nicht mit den anfallenden Kosten aufgelistet werden. Sie können jedoch am Ende des Finanzierungsplans in einem extra Feld angegeben werden.
 

Projektkonto

Es muss ein eigenes Konto (Sonderkonto) für das Projekt eröffnet werden.

Die Kontogebühren können im Finanzierungsplan angegeben und dadurch auch abgerechnet werden.
 

Mittelabruf

Die Zuwendungsmittel (d.h. das Geld), muss in Raten abgerufen werden (d.h. überwiesen).

Nachdem das Geld auf dem Projektkonto eingegangen ist, muss dieses innerhalb von zwei Monaten ausgegeben werden. Liegt die nächste Rate jedoch vor diesen zwei Monaten, muss das Geld bereits bis zur nächsten Rate ausgegeben werden.

Kann der Mittelabruf (das Geld) innerhalb der zweimonatigen Frist nicht ausgegeben werden, teilen Sie uns das bitte so schnell wie möglich mit. Es fallen sonst Strafzinsen an.
 

Verträge

Mit allen Projektpartner*innen müssen schriftliche Verträge geschlossen werden. Vorlagen finden Sie dazu im Internet. Wir können leider keine Vorlagen zur Verfügung stellen.
 

Stundennachweise

Bei Angestellten können nur zusätzliche Arbeitgeber*innen-Brutto Stunden mit Nachweis berücksichtigt werden.

Vollzeitbeschäftigungen können im Finanzierungsplan nicht berücksichtigt werden.
 

Nachträgliche Honorarerhöhungen

Eine nachträglichen Erhöhung des Honorars ist nur mit schriftlicher Genehmigung möglich.

Bitte schicken Sie uns eine E-Mail hierzu an p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin
 

Künstlersozialkasse (KSK)

Ausgaben für die KSK können im Finanzierungsplan angegeben und dadurch auch abgerechnet werden.

Bitte beachten Sie: Bei Vertragsschluss mit freischaffenden Künstler*innen oder Publizist*innen fallen in der Regel auch Ausgaben für die KSK an. Das ist unabhängig davon ob die Person selbst Mitglied in der KSK ist. Bitte informieren Sie sich auf der Webseite der Künstlersozialkasse: www.kuenstlersozialkasse.de
 

Umsatzsteuer

Im Finanzierungsplan muss angegeben werden, ob die Zuwendung in netto oder brutto abgerechnet wird.

Netto = vorsteuerabzugsberechtigt | Umsatzsteuer wird selbst an das zuständige Finanzamt weitergeleitet

Brutto = nicht vorsteuerabzugsberechtig | von der Umsatzsteuer befreit

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, lassen Sie sich von Ihrem*Ihrer Steuerberater*in beraten oder fragen Sie beim Finanzamt nach.
 

Reisekosten und Tage- und Übernachtungsgelder können im Finanzierungsplan angegeben und abgerechnet werden.
 

Tagegeld Inland

Tagegeld kann gezahlt werden, wenn der*die Projektmitwirkende durch die bezahlte Tätigkeit im Projekt ihren Wohnort und ihr gängiges Arbeitsumfeld verlassen muss.

Gezahlt werden können bei einer Abwesenheit von:

• mindestens 24 Stunden am Tag 28,00 Euro
• mindestens 8 Stunden am Tag 14,00 Euro
   

Übernachtungsgeld Inland

Übernachtungsgeld kann nur abgerechnet werden, wenn die Übernachtung zwischen 22 bis 6 Uhr stattgefunden hat. Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln kann kein Übernachtungsgeld gezahlt werden. Das gleiche gilt, wenn die reisende Person im Rahmen ihrer Reise unentgeltlich eine Unterkunft erhält.

Ohne die Vorlage von Belegen beträgt das Übernachtungsgeld im Inland pauschal 20 Euro.

Erfolgt die Erstattung unter der Vorlage von Belegen, beträgt das Übernachtungsgeld ohne Verpflegung im Inland bis zu 70 Euro.

Liegen die Übernachtungskosten über diesen Beträgen, müssen diese zusätzlich begründet werden.
 

Flug- oder Bahnfahrten

Bei Flug- oder Bahnfahrten werden nur Kosten der 2. Klasse erstattet.

Bereits vor Projektbeginn sollten Sie alle Beteiligten darauf hinweisen, dass neben den Rechnungen auch die Flugtickets, Bordkarten und Bahnkarten etc. für die Abrechnung einzureichen sind.
 

Benzinquittungen und Wegstreckenentschädigung

Sollten Sie ein privates Fahrzeug nutzen (z.B. für Transporte), dann können Sie die Benzinquittungen nur abrechnen, wenn Sie ein Fahrtenbuch führen und mit einreichen. Dies gilt auch für die Wegstreckenentschädigung („Km-Geld"). Hier werden 0,20 Cent pro km – jedoch höchstens 130 € – anerkannt.

Es können nicht gleichzeitige Abrechnung von Benzinquittungen und Kilometergeld abgerechnet werden.
 

Taxi

Taxifahrten können nur in begründeten Ausnahmefällen anerkannt werden. Ausnahmefälle könnten sein:

• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe (z.B. Transport von sperrigem Equipment)
• zwingende persönliche Gründe (z.B. Sicherheit oder Gesundheitszustand)
• Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr, wenn der öffentliche Nahverkehr nicht oder unzureichend erreichbar ist
   

Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Es gibt jedoch Ausnahmen, unter denen beschränkt ausgeschrieben bzw. freihändig vergeben werden darf:
 

• bis 100.000 € bewilligter gesamter Fördersumme (inklusive Drittmittel) gilt:
  Es reicht aus, mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Die Vergabe ist schriftlich zu dokumentieren (Anfrage, Angebot, Vertrag und Vermerk).
   
• Freiberufliche Leistungen:
  Bei der Vergabe von freiberuflichen Leistungen (in der Regel geistig-schöpferische Leistungen) sollen grundsätzlich im Wettbewerb vergeben werden (ohne Wertgrenzen). Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie es nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist. In der Regel müssen Sie formlos mindestens drei Angebote einholen.
   
• Direktauftrag: Schätzkosten bis 1.000 Euro netto
  Bei Liefer- und Dienstleistungen müssen Sie einen formlosen Preisvergleich machen (z.B. durch Preiskataloge, Internetrecherche, telefonische Auskünfte)
  Hinweis: Dies gilt auch für freiberufliche Leistungen bei Architekt*innen und Ingenieur*innen mit einem Auftragswert kleiner als 5.000 Euro netto
  Sie müssen den formlosen Preisvergleich dokumentieren (Anfrage, Angebot, Vertrag und Vermerk).
   
• Über 100.000 € bewilligter gesamter Fördersumme (inklusive Drittmittel):
  Sollte die gesamte bewilligte Fördersumme 100.000 € überschreiten, gelten gesonderte Vergaberichtlinien, die im Zuwendungsbescheid stehen.
   

Für alle Projektausgaben (Vergaben) gilt, dass die Zuwendungsmittel (das Geld) in der Regel wirtschaftlich und sparsam ausgegeben werden müssen. (siehe dazu Punkt 1)
 

Der*die Zuwendungsempfänger*in ist die antragsstellende Person, die das Geld erhält.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn folgendes auftritt: p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin

• wenn sich das Projekt inhaltlich verändert und dadurch die Gelder anders, d.h. abweichend von der beantragten Art und Weise, ausgegeben werden sollen
• wenn sich der Zuwendungszweck ändert, wegfällt oder nicht mehr zu erreichen ist
• wenn die ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung ausgegeben werden können
   

Abrechnung

Nach Abschluss des Projektes muss eine Gesamtabrechnung aller Ausgaben und Einnahmen erstellt werden. Dies wird Verwendungsnachweis genannt.

Der Verwendungsnachweis besteht aus:

• Vorblatt
• zahlenmäßiger Nachweis
• Beleglisten Ausgaben und Einnahmen
• freigestalteter Sachbericht
• Erfolgskontrollbogen

Im Vorblatt wird die Projekt-Nummer, alle Bescheide sowie die aktuelle Anschrift eingetragen.

Im zahlenmäßigen Nachweis sind alle im Projekt angefallene Ausgaben und Einnahmen entsprechende der Gliederung des Finanzierungsplans anzugeben (auf den Cent genau mit 2 Kommastellen).

In den Beleglisten Ausgaben und Einnahmen bleiben die Positionen entsprechend des Finanzierungsplans geordnet. Die Ausgaben und Einnahmen sollen chronologisch nach Datum aufgelistet werden. Aus der Belegliste müssen Belegnummer, Tag der Zahlung, Einzahler*in/Empfänger*in, Art bzw. Grund der Zahlung und der centgenaue Zahlbetrag ersichtlich sein.

Im Sachbericht ist ausführlich über den Verlauf (Verwendung der Zuwendung, erzieltes Ergebnis, Selbsteinschätzung etc.) zu berichten.

Im Erfolgskontrollbogen sind vorgefertigte Felder zum ausfüllen z.B. wo fand das Projekt statt, geplante Anzahl Teilnehmer*innen, tatsächliche Anzahl Teilnehmer*innen nach Alter und Geschlecht
 

Originalbelege

Originalbelege sind z.B. Honorarverträge, Angebote (Vergabe), Nebenabreden, Kassenbelege, Rechnungen und Kontoauszüge.

Die Originalbelege müssen erst nach Aufforderung eingereicht werden. Sie sind aber in jedem Fall verpflichtet, Originalbelege mindestens fünf Jahre nach Prüfung des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern sich nicht aus anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist ergibt.

Die Originalbelege müssen – wenn sie angefordert werden – in der gleichen Reihenfolge wie der Finanzierungsplan bzw. die Belegliste eingereicht werden.

Sie müssen alle Nachweise in deutscher Sprache bzw. ggf. mit entsprechender Übersetzung vorlegen. Kleinere Belege sollen Sie entsprechend der Positionen platzsparend aufkleben.

Da Kassenbelege oft nach einer gewissen Zeit nicht mehr lesbar sind, empfehlen wir, diese zu kopieren, zu scannen oder abzufotografieren.