Umgang mit Zuwendungsmitteln

1. Allgemeine Grundsätze
2. Hinweise zum Finanzierungsplan
3. Anforderung der Zuwendung
4. Personal- und Honorarkosten
5. Steuern und Gebühren
6. Transport und Reisekosten
7. Vergabe von Aufträgen an Dritte
8. Mitteilungspflichten von Zuwendungsempfänger*innen
9. Verwendungsnachweis, Sachbericht und Erfolgskontrollbogen
 

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Für alle Projektausgaben gilt, dass die Zuwendungsmittel (das Geld) in der Regel wirtschaftlich und sparsam ausgegeben werden müssen.

Bei der Vergabe der Zuwendung, seid ihr verpflichtet das günstigere Angebot zu wählen – das bedeutet nicht unbedingt das billigste Angebot. 

Falls ihr das teurere Angebot auswählt, müsst ihr das zusätzlich begründen. Gründe können sein: z.B. Nachhaltigkeit, Barriereabbau, lokale*r Anbieter*in
 

Ordnungsgemäße Geschäftsführung

Um Zuwendungsmittel zu erhalten, müsst ihr eine ordnungsgemäße Geschäftsführung haben, damit sichergestellt ist, dass die Ausgaben korrekt verwendet und abgerechnet werden.

Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung, bedeutet die Zuwendungen wirtschaftlich und sparsam zu nutzen, transparent zu dokumentieren, Förderbedingungen einzuhalten und nachhaltig zu arbeiten. 

Diese Tätigkeit kann z.B. durch eine Buchhaltung bereits bei der Antragsstellung im Finanzierungsplan angegeben und damit auch abgerechnet werden. 
 

Bewilligung

Das Empfehlungsschreiben stellt noch nicht den rechtsverbindlichen Bescheid (=Bewilligung) dar. 
Den Zuwendungsbescheid erhaltet ihr erst, wenn wir den von euch eingereichten Finanzierungsplan final bestätigt haben.

Bitte lest euch den Zuwendungsbescheid, die Checkliste, die Allgemeinen Nebenbestimmung für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zu Beginn des Projekts gut durch, da dort alle Pflichten zum Umgang mit Zuwendungsmitteln erklärt werden.

Projektstart

Das Projekt darf vor der Bewilligung nicht angefangen haben. Bitte beachtet dazu euren Zuwendungsbescheid. Das heißt, dass keine Finanzierung von Ausgaben vor Bewilligungsbeginn möglich sind.
 

Änderungen und Verschiebungen

Änderungen sind im Finanzierungsplan möglich. Beachtet dabei bitte:

• Alle Einzelpositionen (außer Personalkosten) sind ohne schriftliche Mitteilung bis zu 30% innerhalb Honorar-/Sachkosten verschiebbar
• Verschiebungen und Änderungen über 30% sind nur mit schriftlicher Genehmigung möglich
• Bitte schickt uns eine E-Mail hierzu an p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin
   

Sachkosten

Bei Anschaffungen ab 100 Euro netto können nur die im Bewilligungszeitraum anfallenden Abschreibungen als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt werden. Bitte lest hierzu auch die Förderrichtlinien unter 4.5. Bemessungsgrundlage.
 

Eigenmittel

Eigenmittel (Barmittel) müssen vor Erhalt der ersten Zuwendungsrate ausgegeben werden.
 

Drittmittel

Der Finanzierungsplan muss bei allen Fördermittelgeber*innen identisch vorliegen. Alle Ausgaben müssen transparent gemacht werden.
 

Eigenleistungen

Ehrenamt und Sachleistungen etc. (nicht-bare Leistungen) können im tabellarischen Finanzierungsplan nicht mit den anfallenden Kosten aufgelistet werden. Sie können jedoch am Ende des Finanzierungsplans in einem extra Feld angegeben werden.
 

Nichtzuwendungsfähige Ausgaben 

Diese sind Ausgaben, die nicht über die Förderung abgerechnet werden können. Beispiele dafür sind: 
• pauschale Rechnungen ohne genaue Angaben 
• Bezuschussung von Eintrittsgeldern aus Projektmittel für den Besuch von (Kultur-)Veranstaltungen 
• Aufwendungen für Fahrten von Projektorganisatoren mit dem PKW oder öffentlichen Nahverkehrsmitteln von zu Hause zur Arbeitsstätte und zurück (Besserstellungsverbot) 
• der Abschluss von freiwilligen Versicherungen (fragt ggf. nach) 
• Steuerberatungskosten
• Mitgliedsbeiträge, Mahngebühren, Verzugszinsen 
• Vertragsstrafen 
• nicht genutzte Skontoabzüge 
• Restaurant- und Barbesuche, Flaschenpfand, Premierenfeiern, Blumen, Catering, Bewirtungskosten bzw. Arbeitsessen, Geschenke etc. 
• Grundgebühren für Festnetzanschlüsse und Mobilfunkverträge 
• keine Verwaltungspauschalen oder Positionen wie z.B. Unvorhergesehenes oder Reserve
• Repräsentationsausgaben sind nur in begründeten Ausnahmefällen anerkannt und müssen im Finanzierungsplan berücksichtigt sein 
 

Projektkonto

Es muss ein eigenes Konto (Sonderkonto) für das Projekt eröffnet werden. Die Kontogebühren können im Finanzierungsplan angegeben und dadurch auch abgerechnet werden.
 

Mittelabruf

Die Zuwendungsmittel (d.h. das Geld), muss in Raten abgerufen werden (d.h. überwiesen).

Nachdem das Geld auf dem Projektkonto eingegangen ist, muss dieses innerhalb von drei Monaten ausgegeben werden. Liegt die nächste Rate jedoch vor diesen drei Monaten, muss das Geld bereits bis zur nächsten Rate ausgegeben werden.

Kann der Mittelabruf (das Geld) innerhalb der dreimonatigen Frist nicht ausgegeben werden, teilt uns das bitte schnellst möglichst mit. Es fallen sonst Strafzinsen an. 
 

Verträge

Mit allen Projektpartner*innen müssen schriftliche Verträge geschlossen werden. Vorlagen findet ihr dazu im Internet. Wir können leider keine Vorlagen zur Verfügung stellen.
 

Stundennachweise

Bei Angestellten können nur zusätzliche Arbeitgeber*innen-Brutto Stunden mit Nachweis berücksichtigt werden.

Vollzeitbeschäftigungen können im Finanzierungsplan nicht berücksichtigt werden.
 

Nachträgliche Honorarerhöhungen (Angestellte)

Eine nachträglichen Erhöhung des Arbeitgeber*innen-Brutto ist nur mit schriftlicher Genehmigung möglich.

Bitte schickt uns eine E-Mail hierzu an p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin.
 

Künstlersozialkasse (KSK)

Ausgaben für die KSK können im Finanzierungsplan angegeben und dadurch auch abgerechnet werden. 

Bitte beachtet: Bei Vertragsschluss mit freischaffenden Künstler*innen oder Publizist*innen fallen in der Regel auch Ausgaben für die KSK an. Dabei ist es unabhängig davon, ob die Person selbst Mitglied in der KSK ist. Bitte informiert euch auf der Webseite der Künstlersozialkasse: : www.kuenstlersozialkasse.de
 

Umsatzsteuer

Im Finanzierungsplan muss angegeben werden, ob die Zuwendung in netto oder brutto abgerechnet wird.

Netto = vorsteuerabzugsberechtigt | Umsatzsteuer wird selbst an das zuständige Finanzamt weitergeleitet

Brutto = nicht vorsteuerabzugsberechtig | von der Umsatzsteuer befreit

Wenn ihr unsicher seid, ob ihr vorsteuerabzugsberechtigt seid, lasst euch von eurem*eurer Steuerberater*in beraten oder fragt beim Finanzamt nach.
 

Reisekosten und Tage- und Übernachtungsgelder können im Finanzierungsplan angegeben und abgerechnet werden.
 

Tagegeld Inland

Tagegeld kann gezahlt werden, wenn der*die Projektmitwirkende durch die bezahlte Tätigkeit im Projekt ihren Wohnort und ihr gängiges Arbeitsumfeld verlassen muss.

Gezahlt werden können bei einer Abwesenheit von:

• mindestens 24 Stunden am Tag 28,00 Euro
• mindestens 8 Stunden am Tag 14,00 Euro
   

Übernachtungsgeld Inland

Übernachtungsgeld kann nur abgerechnet werden, wenn die Übernachtung zwischen 22 bis 6 Uhr stattgefunden hat. Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln kann kein Übernachtungsgeld gezahlt werden. Das gleiche gilt, wenn die reisende Person im Rahmen ihrer Reise unentgeltlich eine Unterkunft erhält.

Ohne die Vorlage von Belegen beträgt das Übernachtungsgeld im Inland pauschal 20 Euro.

Erfolgt die Erstattung unter der Vorlage von Belegen, beträgt das Übernachtungsgeld ohne Verpflegung im Inland bis zu 70 Euro.

Liegen die Übernachtungskosten über diesen Beträgen, müssen diese zusätzlich begründet werden.
 

Flug- oder Bahnfahrten

Bei Flug- oder Bahnfahrten werden nur Kosten der 2. Klasse erstattet.

Bereits vor Projektbeginn solltet ihr alle Beteiligten darauf hinweisen, dass neben den Rechnungen auch die Flugtickets, Bordkarten und Bahnkarten etc. für die Abrechnung einzureichen sind.
 

Benzinquittungen und Wegstreckenentschädigung

Solltet ihr ein privates Fahrzeug nutzen (z.B. für Transporte), dann könnt ihr die Benzinquittungen nur abrechnen, wenn ihr ein Fahrtenbuch führt und mit einreicht. Dies gilt auch für die Wegstreckenentschädigung („Km-Geld"). Hier werden 0,20 Cent pro km – jedoch höchstens 130 € – anerkannt.

Es können nicht gleichzeitige Abrechnung von Benzinquittungen und Kilometergeld abgerechnet werden.
 

Taxi

Taxifahrten können nur in begründeten Ausnahmefällen anerkannt werden. Ausnahmefälle könnten sein:

• im Einzelfall dringende dienstliche Gründe (z.B. Transport von sperrigem Equipment)
• zwingende persönliche Gründe (z.B. Sicherheit oder Gesundheitszustand)
• Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr, wenn der öffentliche Nahverkehr nicht oder unzureichend erreichbar ist
   

Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. 
Es gibt jedoch Ausnahmen, unter denen beschränkt ausgeschrieben bzw. freihändig vergeben werden darf:

• Direktauftrag bei einem geschätzten Auftragswert von bis zu 500 Euro (netto) kann ein unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne formlosen Preisvergleich vergeben werden. Das Ergebnis ist aktenkundig zu machen.

• Formloser Preisvergleich Schätzkosten von über 500 Euro bis 5.000 Euro netto
Bei Liefer- und Dienstleistungen müsst ihr einen formlosen Preisvergleich machen (z.B. durch Preiskataloge, Internetrecherche, telefonische Auskünfte).
Ihr müsst den formlosen Preisvergleich dokumentieren (Anfrage, Angebot, Vertrag und Vermerk).

• Von über 5.000 Euro bis 100.000 € bewilligter gesamter Fördersumme (inklusive Drittmittel) gilt:
Es reicht aus, mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Die Vergabe ist schriftlich zu dokumentieren (Anfrage, Angebot, Vermerk und Vertrag oder Auftrag).

• Freiberufliche Leistungen: 
Freiberuflichen Leistungen (in der Regel geistig-schöpferische Leistungen) sollen grundsätzlich im Wettbewerb vergeben werden (ohne Wertgrenzen). Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie es nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist. In der Regel müsst ihr formlos mindestens drei Angebote einholen.

• Über 100.000 € bewilligter gesamter Fördersumme (inklusive Drittmittel):
Sollte die gesamte bewilligte Fördersumme 100.000 € überschreiten, gelten gesonderte Vergaberichtlinien, die im Zuwendungsbescheid stehen.

Hinweis: Für alle Projektausgaben (Vergaben) gilt, dass die Zuwendungsmittel (das Geld) in der Regel wirtschaftlich und sparsam ausgegeben werden müssen (siehe dazu Punkt 1).
 

Der*die Zuwendungsempfänger*in ist die antragsstellende Person, die das Geld erhält.

Bitte kontaktiert uns, wenn folgendes auftritt: p.klapstein@remove-this.kulturformen.berlin

• wenn sich das Projekt inhaltlich verändert und dadurch die Gelder anders, d.h. abweichend von der beantragten Art und Weise, ausgegeben werden sollen
• wenn sich der Zuwendungszweck ändert, wegfällt oder nicht mehr zu erreichen ist
• wenn die ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von drei Monaten nach Auszahlung ausgegeben werden können
   

Abrechnung

Nach Abschluss des Projektes muss eine Gesamtabrechnung aller Ausgaben und Einnahmen erstellt werden. Dies wird Verwendungsnachweis genannt.

Der Verwendungsnachweis besteht aus:

• Vorblatt
• zahlenmäßiger Nachweis
• Beleglisten Ausgaben und Einnahmen
• freigestalteter Sachbericht
• Erfolgskontrollbogen

Im Vorblatt wird die Projekt-Nummer, alle Bescheide sowie die aktuelle Anschrift eingetragen.

Im zahlenmäßigen Nachweis sind alle im Projekt angefallene Ausgaben und Einnahmen entsprechende der Gliederung des Finanzierungsplans anzugeben (auf den Cent genau mit 2 Kommastellen).

In den Beleglisten Ausgaben und Einnahmen bleiben die Positionen entsprechend des Finanzierungsplans geordnet. Die Ausgaben und Einnahmen sollen chronologisch nach Datum aufgelistet werden. Aus der Belegliste müssen Belegnummer, Tag der Zahlung, Einzahler*in/Empfänger*in, Art bzw. Grund der Zahlung und der centgenaue Zahlbetrag ersichtlich sein.

Im Sachbericht ist ausführlich über den Verlauf (Verwendung der Zuwendung, erzieltes Ergebnis, Selbsteinschätzung etc.) zu berichten.

Im Erfolgskontrollbogen sind vorgefertigte Felder zum ausfüllen z.B. wo fand das Projekt statt, geplante Anzahl Teilnehmer*innen, tatsächliche Anzahl Teilnehmer*innen nach Alter und Geschlecht.
 

Originalbelege

Originalbelege sind z.B. Honorarverträge, Angebote (Vergabe), Nebenabreden, Kassenbelege, Rechnungen und Kontoauszüge.

Die Originalbelege müssen erst nach Aufforderung eingereicht werden. Ihr seid aber in jedem Fall verpflichtet, Originalbelege mindestens fünf Jahre nach Prüfung des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern sich nicht aus anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist ergibt.

Die Originalbelege müssen – wenn sie angefordert werden – in der gleichen Reihenfolge wie der Finanzierungsplan bzw. die Belegliste eingereicht werden.

Alle Nachweise sind in deutscher Schriftsprache bzw. ggf. mit entsprechender Übersetzung vorzulegen. Kleinere Belege sind entsprechend der Positionen platzsparend aufzukleben. 

Da Kassenbelege oft nach einer gewissen Zeit nicht mehr lesbar sind, empfehlen wir, diese zu kopieren, zu scannen oder abzufotografieren.